L’accueil téléphonique représente généralement le premier contact entre une entreprise et ses clients. Pour l’optimiser, il existe des solutions telles que la permanence téléphonique externalisée. Quels sont les avantages de ce type de solution pour un cabinet d’avocat ? Découvrez ce qu’il faut faire pour trouver le meilleur prestataire de permanence téléphonique selon vos besoins et ce qu’il faut rechercher lors de la sélection de ce type de prestataire.
Les avantages de l’externalisation de la permanence téléphonique dans votre cabinet d’avocat
Choisir d’externaliser la permanence téléphonique de votre cabinet d’avocat offre de nombreux avantages. En voici quelques-uns.
L’amélioration de la qualité du service de permanence téléphonique
Une entreprise d’accueil téléphonique pour cabinet d’avocat est une équipe de spécialistes en secrétariat et relation client. Ils sont capables de répondre de manière professionnelle à toute sorte d’appels. Selon le cahier de charge que vous leur fournissez, ces experts sont en mesure de gérer :
- une prospection,
- une réclamation,
- un renseignement.
Ils peuvent également se charger de votre agenda en facilitant la prise de rendez-vous. Pour cela, ils utilisent des outils de communication performants et à la pointe de la technologie.
Une plus grande étendue des horaires d’ouverture du cabinet d’avocat
Il n’est pas toujours simple de trouver du personnel pour assurer la permanence au sein de votre cabinet en dehors des heures d’ouverture habituelles. En ayant recours à une permanence téléphonique externalisée, ce problème est rapidement résolu. Les prestataires permettent en effet à votre cabinet d’être joignable tous les jours et à toutes les heures sans que vous soyez obligé de mobiliser des équipes à l’interne.
En fonction des conditions du contrat signé avec le prestataire, votre cabinet peut même être disponible par téléphone pendant les jours fériés. Un prestataire de permanence téléphonique limite la durée d’attente de vos clients au téléphone avant leur prise en charge. Ils n’ont plus besoin d’attendre de longues minutes ou de réitérer les appels pour contacter votre cabinet.
L’optimisation de la gestion du budget
Les prestataires en permanence téléphonique proposent pour la plupart des contrats clairs et simples. Il s’agit généralement d’offres aux tarifs transparents. Ceci limite considérablement les mauvaises surprises et vous permet de connaître à l’avance le coût de la facture. La prestation proposée par ce type d’entreprise présente un rapport qualité/prix nettement supérieur à celui de l’option où vous embauchez vous-même du personnel supplémentaire pour accomplir ces tâches. Les centres d’appel sont déjà équipés des ressources utiles pour cette mission. Il s’agit notamment des téléopérateurs qualifiés et de certains outils performants.
Comment trouver le meilleur prestataire pour les besoins de votre cabinet d’avocat ?
L’offre de prestataires en permanence téléphonique externalisée est très diversifiée de nos jours. Pour faire le bon choix, il faut tout d’abord vous assurer que l’offre répond aux besoins réels de votre entreprise. Faites dans un premier temps le bilan pour définir les besoins de votre société. Cela vous permettra d’identifier vos réelles attentes concernant le centre d’appel et de choisir l’expert répondant à ce critère.
Les avis des internautes (tiers et professionnels) représentent par ailleurs un indicateur important pour choisir le prestataire adapté. Pour trouver le meilleur prestataire de centre d’appel, internet vous sera très utile. Il faut toutefois orienter vos recherches en fonction de vos besoins. Les petites annonces de services dans les journaux locaux peuvent également être d’une grande aide dans vos recherches. Enfin, n’hésitez pas à vous renseigner auprès de personnes du même domaine que vous.
Ce qu’il faut rechercher lors de la sélection d’un prestataire de permanence téléphonique
Lorsque vous souhaitez externaliser la permanence téléphonique de votre entreprise, il faut bien sélectionner le prestataire auquel confier cette mission. Nous vous recommandons de miser à cette étape sur :
- la fiabilité,
- l’expérience,
- le bon rapport qualité/prix,
- les bonnes références,
- la certification.
De plus, prenez en compte le professionnalisme des téléopérateurs du centre d’appel. Un bon prestataire en permanence téléphonique est en mesure de booster la visibilité de votre entreprise.
