Solutions informatiques prenant en charge tout ou partie du processus de facturation d’une entreprise, les logiciels de facturation sont de plus en plus sollicités de nos jours. Ils servent essentiellement à établir les factures de vente, mais peuvent également avoir de multiples autres fonctions. Face à la grande variété de logiciels de facturation présents sur le marché, il est facile de se perdre. Découvrez comment choisir un bon logiciel de facturation pour votre société.
Ce qu’il faut rechercher lors du choix d’un logiciel de facturation
Certains éléments doivent être pris en compte au moment de choisir le logiciel de facturation. Il s’agit tout d’abord de l’adéquation de la solution aux besoins de votre entreprise. Chaque logiciel de facturation répond à des besoins donnés qui peuvent varier d’un secteur à un autre et même d’une entreprise à une autre. Si votre entreprise ne collabore qu’avec des professionnels par exemple, vous aurez certainement besoin d’une solution de facturation plus complète que si vous n’avez affaire qu’à des particuliers. Dans le premier cas, les factures doivent contenir beaucoup plus de mentions que dans le second.
Il faut ensuite vérifier l’ergonomie de l’outil de facturation. Lorsqu’il est performant, le logiciel représente l’une des solutions informatiques les plus employées au sein d’une société. Il faut donc vous assurer au préalable que l’outil est simple et facile à utiliser pour vous. Vous pouvez vous poser certaines questions pour vous aider à faire cette évaluation. L’interface du logiciel est-elle pratique ? Le rendu visuel des documents est-il à votre convenance ? Serez-vous en mesure d’établir seul des factures ? Le logiciel intègre-t-il une fonction ou un support d’aide ? Est-il simple d’accéder aux différentes fonctionnalités de l’outil ? En répondant à ces questions, vous trouverez un outil performant et adapté à vos besoins.
Comme on peut le voir chez Fasty Invoices, nous vous recommandons de rechercher des logiciels de facturation en ligne qui proposent des fonctionnalités innovantes en la matière. C’est le cas par exemple de la fonction Kanban qui sert à voir plus clair dans les objectifs de l’entreprise. Il vous fait gagner en professionnalisme. La fonction de stockage de toutes sortes de documents administratifs représente une autre fonctionnalité intéressante du logiciel de facturation. Grâce à elle, les bénéfices de l’utilisation du logiciel ne se limitent plus uniquement au domaine de la trésorerie.
Comment décider quel logiciel convient le mieux à votre entreprise ?
Pour choisir le logiciel de facturation qui convient le mieux à votre entreprise, il faut faire une analyse basée sur plusieurs critères.
Testez les solutions
Lorsque vous avez le choix entre deux ou plusieurs solutions de facturation, les tester représente un moyen efficace pour vous décider. Cela vous permet d’apprécier de plus près le fonctionnement des logiciels pour définir celui qui convient à votre entreprise. Vous êtes libres de définir les critères sur la base desquels vous souhaitez valider ce test. Il peut s’agir de critères comme la lisibilité des caractères, les couleurs proposées, la durée d’édition des factures, etc. Pour un même prix, la solution de facturation qui propose plus de fonctionnalités utiles à votre société sera sans doute le meilleur choix.
Intéressez-vous au rapport qualité/prix des logiciels de facturation
Les logiciels de facturation se distinguent les uns des autres sur de nombreux plans tels que celui du coût. Ce critère varie essentiellement selon les fonctionnalités de ces outils et leur performance. L’outil adapté pour votre entreprise est celui qui répond à vos besoins et dont le prix s’inscrit dans le budget de la société. Pour cela, il faut miser sur les solutions proposant le strict minimum des fonctionnalités dont vous avez besoin. Il ne sert à rien de choisir un logiciel coûteux, dont uniquement quelques fonctionnalités sont utiles pour votre société. N’hésitez pas à vous renseigner pour connaître les prix du marché selon les fonctionnalités proposées afin de faire le bon choix.
Prenez en compte les avis d’autres utilisateurs avant de choisir un logiciel de facturation pour votre entreprise
Les avis d’autres personnes ayant déjà testé le logiciel de facturation représentent une piste intéressante qui pourrait vous aider à vous décider. Il faut néanmoins vous assurer de la fiabilité des sites sur lesquels vous récoltez les avis en question. Grâce à ces retours d’expérience et avis de plusieurs personnes, vous trouverez des éléments qui ne sont pas forcément visibles à première vue ou après une première utilisation du logiciel. Consulter les avis vous permet donc de projeter l’utilisation du logiciel pour vous assurer qu’il vous convient véritablement dans le court, moyen et long terme.
Les avantages de l’utilisation d’un logiciel de facturation
L’utilisation d’un logiciel de facturation offre de nombreux avantages à votre entreprise. En voici quelques-uns.
Le gain de temps
Il s’agit d’un avantage très connu des logiciels de facturation. Ces solutions automatisent l’ensemble du processus de facturation de l’entreprise. Vous n’aurez plus besoin de remplir manuellement chaque facture avec des informations telles que les mentions obligatoires, l’identification du client, etc. De plus, avec un logiciel de facturation, il est simple de modifier les factures comme vous le souhaitez. Vous pouvez par exemple transformer votre facture en bon de livraison ou bon de commande et vice-versa.
Une meilleure gestion de la trésorerie grâce au logiciel de facturation
Le développement d’une société, quel que soit son secteur d’activité, repose en grande partie sur l’état de sa trésorerie. Le logiciel de facturation permet de dynamiser la trésorerie de l’entreprise en assurant l’émission des factures et le suivi du recouvrement des créances. Il assure également l’envoi automatique des relances en mettant en avant les retards de paiement. Ces éléments ont un effet très bénéfique sur la trésorerie de l’entreprise en réduisant par exemple le délai de paiement des clients et le Besoin en Fonds de Roulement (BFR).
Le logiciel de facturation limite les risques d’erreurs
Lorsqu’un logiciel de gestion de facturation est performant, il permet de réduire considérablement le risque d’erreurs dans la gestion de l’entreprise. Il s’agit notamment des erreurs comme :
- les erreurs de calcul,
- les inexactitudes,
- les omissions,
- les erreurs d’estimation de TVA, etc.
Cet outil permet par ailleurs de conformer le système de facturation aux dispositions légales en matière de numérotation ou de mentions obligatoires. En utilisant un logiciel de facturation dans votre société, vous réduisez à 0 le risque d’oubli de facturation.
Une augmentation de la visibilité de l’entreprise
Boostez les performances de votre entreprise et faites-la connaître davantage grâce à l’utilisation d’un logiciel de facturation. Cette solution est généralement dotée d’une fonctionnalité d’édition de tableaux de bord simplifiés. Ces outils permettent d’avoir une vision globale sur l’activité de votre entreprise. Vous pourrez alors repérer facilement ses faiblesses pour les améliorer et ses forces pour les exploiter.
Dès lors, la qualité de vos produits ou services sera nettement améliorée, ce qui augmentera la satisfaction de votre clientèle. Cette dernière sera donc en mesure de vous recommander à ses proches, vous faisant ainsi atteindre un plus grand nombre de personnes. L’utilisation d’un logiciel de facturation représente ainsi un atout pour rendre votre entreprise plus compétitive dans son domaine.
Les éléments à prendre en compte avant d’utiliser un logiciel de facturation
Afin de profiter de tous les avantages des logiciels de facturation, il faut prendre en compte certains éléments avant de les utiliser. Vous devez tout d’abord vous assurer que vous avez réellement besoin d’un logiciel de facturation. Ce type de solution n’est pas obligatoire et elle n’est utile que si votre entreprise facture ses clients. Il faut ensuite déterminer si vous êtes à la recherche d’une solution payante ou gratuite. Le moyen d’acquisition du logiciel influe fortement sur son utilisation.
Avant d’utiliser un logiciel de facturation, assurez-vous qu’il répond aux normes, notamment en matière de certification dans ce domaine. L’utilisation d’un logiciel de facturation non certifié vous expose à une amende de 7 500 euros qui peut être cumulée à d’autres amendes selon les circonstances. Lorsque les documents de certification du logiciel de facturation que vous utilisez sont falsifiés, la loi prévoit d’autres peines plus lourdes. Elles peuvent aller jusqu’à 3 ans d’emprisonnement et une amende de 45 000 euros. L’éditeur du logiciel non certifié est également concerné par les sanctions pénales.
Les questions à poser au fournisseur avant de choisir votre logiciel de facturation
Avant de choisir un logiciel de facturation, un échange avec le fournisseur peut se révéler très bénéfique. Cela vous permet en effet d’en apprendre davantage sur la solution que vous vous apprêtez à utiliser. Pour ce faire, voici quelques questions que vous pourrez poser au fournisseur :
- à quelles sortes d’entreprises est destiné le logiciel ?
- Quel est l’objectif de sa création ?
- Prévoyez-vous des mises à jour dans le futur ?
- Dans quelle mesure cette solution est-elle fiable ?
Vous pouvez aussi poser plusieurs autres questions selon les informations que vous souhaitez avoir pour mieux cerner l’outil. Dans tous les cas, si vous suivez ces différents conseils, vous pourrez trouver un logiciel de facturation performant. Celui-ci vous aidera grandement dans la gestion de votre entreprise.
