Le compte rendu d’activité est un outil de reporting utilisé par les employés ou les consultants pour résumer les tâches assignées et justifier le travail effectué à l’endroit d’un client. Ce document peut également aider les entrepreneurs à surveiller la productivité, le temps, la charge de travail et l’avancement d’un projet en cours dans divers domaines. Cet article vous livre des informations sur l’importance d’un tel document et sur ce qu’il faut faire lorsque vous serez appelé à rédiger un compte rendu d’activité.
Pourquoi rédiger un compte rendu d’activité ?
Il s’agit d’un document parfois facultatif ou obligatoire, selon la relation qui existe entre vous et la personne qui demande ce document. Un employeur peut par exemple demander à son ouvrier de présenter un tel compte rendu afin d’obtenir des informations sur :
- L’avancement du travail ;
- Les tâches terminées avec succès ;
- La productivité par individu ou par équipe ;
- Les obstacles rencontrés ;
- Les ressources et moyens mobilisés ;
- Une estimation de la date de fin du projet.
Le compte rendu d’activité (CRA) permet également de déterminer les projets chronophages et les tâches qu’il faudra désormais privilégier.
En outre, ce document peut être utile pour consolider les relations entre un travailleur indépendant et ses clients, surtout quand il s’agit de longues missions. Grâce à ce compte rendu, vous pouvez tenir vos clients informés du niveau d’évolution de la mission. Ainsi, le client peut évaluer le sérieux du freelance qui travaille en toute transparence sur les tâches qui lui sont confiées.
Par ailleurs, il est également demandé aux employés de portage salarial de produire un compte rendu d’activité. Ce dernier permet dans ce cas de déclarer les heures de travail mensuelles des salariés affectés à une entreprise cliente. Ce document est absolument nécessaire pour permettre aux entreprises de portage salarial de calculer mensuellement les rémunérations et de les verser aux salariés concernés.
Comment rédiger un compte rendu d’activité ?
Il n’y a pas d’exigences formelles pour la rédaction de ce type de document. Cependant, gardez à l’esprit que les informations doivent être faciles à lire. Et à comprendre par les clients ou les employeurs. Par conséquent, vous devez aérer le contenu de ce document et créer des sections distinctes pour chaque catégorie d’informations.
Vous pouvez utiliser une simple feuille de calcul Excel pour ce faire. Cependant, dans ce cas, vous devez former une mise en page qui facilite la lecture. Il faudra donc utiliser un vocabulaire simple et non technique pour rendre le document compréhensible pour tous.
Il faut également présenter les informations dans un ordre logique. Par exemple, il serait préférable de présenter dans votre compte rendu d’activité l’avancée du projet avant de préciser les obstacles que vous avez rencontrés. Il existe en ligne des modèles pouvant être téléchargés qui vont vous faciliter la tâche. Ainsi, vous pouvez transmettre le document au format numérique (comme le format PDF) accessible à tous.
Dans tous les cas, vous devez pouvoir adapter le format. Et le contenu de votre compte rendu à la personne à laquelle il est destiné. Il est aussi important d’inclure toutes les informations que les lecteurs du attendent.
Enfin, vous devez relire votre compte rendu d’activité avant de l’envoyer ou de le remettre au destinataire. La relecture doit être effectuée au fur et à mesure que vous rédigez. Vous pouvez aussi la confier à une tierce personne afin de bénéficier de conseils et de regards extérieurs sur des points qui pourraient être modifiés ou améliorés.
Se faciliter la vie avec un intranet
Et si vous utilisiez un logiciel de compte-rendu d’activité pour votre entreprise ? Avec Mon Intranet, pour pourrez vous assurer facilement le suivi du passé par vos employés sur un projet, une tâche ou alors avec un client. Le site propose un logiciel de qualité et simple d’utilisation pour permettre au chef de projet ou au manager d’avoir rapidement accès aux feuilles d’heures des salariés pour observer leur travail réalisé. Du côté des employés, cela leur permet de saisir très rapidement les heures passées sur chaque tâche pour rendre rapidement compte de son travail. Et il ne risque pas d’y avoir d’erreurs, car l’employé ne pourra enregistrer du temps de travail que sur une tâche qu’il est censé effectuer.
Les employeurs et les manages auront un gain de temps lors du contrôle. Ils n’auront qu’à cliquer quand un nouveau compte rendu d’activité leur sera soumis et c’est fini. Ils auront également une vision plus claire de l’ensemble du travail de leurs équipes. Les avantages ne s’arrêtent pas là, car il y aura également un gain de temps pour le service comptable, pour une meilleure facturation interne. Un logiciel parfait pour faciliter la vie de votre entreprise.
