Comment rédiger compte rendu exact d’une réunion ?

Le compte rendu exact d’une réunion est un document très précieux, surtout en entreprise. Il permet à chacun de se souvenir de ce qui a été dit, de ce qui a été décidé et des tâches à accomplir. Il est donc important de le structurer clairement pour mettre tous les participants au même niveau d’information. Si on vous a chargé de rédiger périodiquement des comptes rendus, sachez que ce document obéit à certaines règles. Lisez cet article pour savoir comment rédiger un compte rendu exact d’une réunion dans les règles de l’art.

Créez un modèle standard de compte rendu

Pour rédiger de bons comptes rendus, vous pouvez commencer par créer un modèle standard à utiliser dans toutes les réunions. Cela vous permet de gagner du temps lors de vos rédactions. Pour y arriver, remplissez à l’avance le modèle avec les informations basiques telles que la date et le lieu de la réunion.

Assurez-vous également de créer un ordre du jour suffisamment détaillé pour le compte rendu exact d’une réunion. Ceci sera très utile au moment de la rédaction. Vous n’aurez qu’à ajouter vos notes, juste en dessous de chaque titre. Vous pourrez ainsi avoir plus de facilité à disposer les idées et à faire une réelle mise en forme dès que la réunion sera terminée.

Prenez des notes et enregistrez les échanges

Si vous souhaitez que le compte rendu exact d’une réunion soit vraiment complet et bien détaillé, pensez à prendre des notes au cours de la séance. Si vous ne le faites pas, vous pourriez oublier de précieuses informations.

Pour cela, il est conseillé de s’équiper d’un smartphone ou d’un enregistreur vocal qui puisse permettre d’enregistrer la réunion et de la restaurer ensuite intégralement. Mais vous pouvez aussi prendre des notes au fur et à mesure sur votre ordinateur portable. Pour être plus rapide dans la prise de notes, vous pouvez utiliser des abréviations ou des mots clés. La rédaction du compte rendu exact d’une réunion sera plus facile.

Si par contre la réunion se tient à distance, assurez-vous que votre système de visioconférence soit équipé de fonctions d’enregistrement. Ceci est courant dans les versions payantes de nombreux logiciels et applications. Dans tous les cas, veiller à brancher les différents appareils sur une prise de courant pour ne pas qu’ils se déchargent et s’éteignent pendant l’enregistrement.

Nous vous recommandons de commencer la rédaction du compte rendu exact d’une réunion immédiatement après la réunion. Ceci vous facilite la tâche, car vous aurez encore les idées bien claires et bien structurées dans votre tête. En effet, il n’est pas toujours facile d’écouter des enregistrements audio qui peuvent durer des heures.

Posez des questions si vous ne comprenez pas quelque chose

Lors d’une réunion, il peut arriver que quelqu’un ne s’exprime pas clairement ou utilise des mots clés ou des acronymes que vous n’arrivez pas à comprendre. Il est vrai que le fait d’interrompre une conversation peut frustrer, mais si vous comprenez mal ce que disent les participants, vous ne pourrez pas bien rédiger le compte rendu exact d’une réunion.

Poser des questions vous épargne bien de situations embarrassantes. En effet, vous n’aurez pas besoin de noter tout le contenu des échanges. Lorsque vous êtes chargé de rédiger un compte rendu, il est important d’utiliser cette stratégie afin de communiquer de manière concise et synthétisée les idées les plus importantes.

Rédigez le compte rendu en respectant une structure adéquate

Pour que vos lecteurs comprennent aisément ce que dit le compte rendu exact d’une réunion, vous devez faire respecter une bonne structuration. En premier lieu, le document doit être rédigé en tenant compte de la charte éditoriale de la société. Pour ce faire, vous devez utiliser un en-tête et une police d’écriture propre à l’entreprise. Si aucune police n’est exigée, choisissez une qui soit facile et agréable à lire. Pour être simple et sérieux, le compte rendu exact d’une réunion doit se décliner en trois parties à savoir :

  • Une introduction qui indique l’objet et le plan de la session,
  • Un développement qui donne des informations sur chacun des points qui inscrits à l’ordre du jour.
  • Une conclusion qui précise les décisions prises, les actions à réaliser, la date de la prochaine réunion, etc.

Pour plus de clarté, n’hésitez pas à utiliser une page complète pour l’ordre du jour, une page entière pour les participants et une autre page séparée qui sera consacrée à la table des matières. Les pages de votre compte rendu exact d’une réunion doivent aussi embarquer une pagination et un pied de page. Il est aussi conseillé d’utiliser des paragraphes et des puces dans votre développement.

Cette manière de faire met en valeur vos qualités de rédacteur. Utilisez également des phrases facilement compréhensibles et un style direct (faites dominer le temps présent). Évitez par contre les abréviations que vous seul comprenez.

Relisez-vous pour corriger les coquilles

Après avoir fini de rédiger votre compte rendu exact d’une réunion, ne négligez pas l’étape de la relecture. Elle est en effet importante si vous ne voulez rien oublier. C’est aussi l’occasion de vous assurer de la cohérence des idées qui sont développées.

Dans ce contexte, il est bon de demander à d’autres participants de lire le document. Les remarques de ces derniers vous permettront de corriger les ambiguïtés et les fautes d’orthographe. Vous pouvez aussi protéger le compte rendu exact d’une réunion en le diffusant sous un format PDF. Vous empêchez ainsi à d’autres de modifier le document.

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