L’exécution des tâches administratives est une obligation pour toutes les entreprises, car elle permet de garantir le bon fonctionnement de l’entité. Ce sont ces formalités qui justifient de la légalité des activités qu’exerce la structure. Cependant, cette fonction des plus essentielles de l’entreprise fait appel à de nombreuses ressources qu’il est parfois difficile aux dirigeants de PME de mobiliser.
Ainsi, pour accomplir cette obligation tout en s’occupant de leurs activités principales, bien des chefs d’entreprise préfèrent opter pour une externalisation de leurs services administratifs. Cette sous-traitance des tâches permet alors de se libérer de cette contrainte obligatoire pour une meilleure gestion de leur entreprise. Découvrez ici 5 raisons pour lesquelles externaliser les services administratifs de votre entreprise.
Gagnez du temps et de l’argent en externalisant vos services administratifs
L’externalisation des services administratifs de votre entreprise est une alternative à la gestion de ces tâches qui vous fait gagner du temps. S’occuper de la paperasse dans une entreprise est une activité chronophage et parfois épuisante. De plus, lorsque vous ne disposez pas des ressources humaines qualifiées pour le faire, vous risquerez d’y consacrer beaucoup de temps sans toutefois les finir ou les exécuter correctement.
Quand vous optez pour un service d’externalisation, vous dégagez du temps pour vous et pour vos autres collaborateurs. Ce gain de temps vous sera alors utile à d’autres fins pour la bonne marche des activités de votre entreprise.
Si l’externalisation des tâches administratives permet de gagner du temps de travail, elle réduit également les coûts liés à la gestion de ces obligations. En effet, les services administratifs au sein d’une entreprise sont nombreux et variés. De ce fait, leur exécution nécessite de nombreuses ressources tant humaines que matérielles qui constituent un coût pour l’entreprise.
Ainsi, lorsque vous décidez de recourir à une assistance administrative, vous économisez sur les frais liés à l’installation de cette entité dans votre entreprise, notamment par le recrutement. Vous n’aurez plus à investir dans l’acquisition d’équipements et de logiciels qui permettront l’exécution de ces différentes tâches. De plus, en sollicitant un prestataire spécialisé, vous ne payez que pour les services dont vous avez besoin.
Bénéficiez de l’expertise d’une équipe de spécialistes du travail administratif
Qu’elles concernent la comptabilité, le secrétariat, ou encore les ressources humaines, la gestion du service administratif d’une entreprise implique de nombreuses compétences. Pour les obtenir, il faut parfois procéder à plusieurs recrutements, passer par des formations, attendre une période d’adaptation, etc. Cependant, tous ces processus ne garantissent pas toujours l’efficacité recherchée et peuvent finir en une perte de temps et d’argent.
C’est pour cela qu’une externalisation des tâches administratives peut constituer une solution bénéfique. Non seulement elle est peu coûteuse, mais surtout facile à mettre en place. Les entreprises prestataires en assistance administrative sont pour la plupart constituées de spécialistes des différents domaines de l’activité. Qualifiés et expérimentés, ils seront pour vous des professionnels fiables à qui confier la gestion de vos tâches administratives.
Externaliser l’ensemble ou une partie de vos besoins administratifs revient alors à bénéficier de l’expertise de ces spécialistes qui mettront tout leur savoir-faire et leur professionnalisme à votre service. Leur confier vos tâches revient à réduire les risques d’erreurs dans le traitement des activités, notamment celles qui requièrent une grande attention comme la comptabilité. Quand on connait les conséquences parfois dévastatrices des erreurs administratives, se faire aider par des experts reste une solution bien plus judicieuse.
Restez concentré sur vos principaux buts et objectifs commerciaux
L’externalisation des services administratifs d’une entreprise permet de dégager, aussi bien pour le dirigeant que pour les autres collaborateurs, du temps à consacrer à d’autres activités. Ce précieux temps que vous obtenez peut vous servir dans la définition des meilleures orientations pour votre entreprise.
En effet, lorsqu’ils s’occupent des contraintes administratives de leurs entreprises, la plupart des dirigeants n’arrivent plus à se concentrer sur les réelles motivations de la création de leur structure. Par contre, lorsque cette charge est déléguée à des spécialistes, il est désormais possible pour eux de réfléchir à leurs activités et de trouver les voies et moyens pour atteindre leurs objectifs.
La gestion des services administratifs dans une entreprise représente pour les dirigeants une source d’occupation supplémentaire dont il est difficile de se passer. En l’externalisant, il est désormais possible de se concentrer sur d’autres volets de l’entreprise sans craindre de la bonne réalisation de ces tâches. Ainsi, avec la sérénité qu’il a à présent retrouvée, le chef d’entreprise peut mieux s’atteler aux actions qui permettront l’atteinte des buts et objectifs commerciaux qu’il s’est fixé. Il lui devient plus facile d’asseoir son management, car moins préoccupé par les formalités obligatoires des fonctions administratives.
L’externalisation pour améliorer votre service clientèle et vos résultats financiers
En dégageant du temps pour vous et pour vos collaborateurs lorsque vous externalisez vos services administratifs, vous arrivez à mieux vous occuper de votre service clientèle. Le succès d’une entreprise dépend de l’attention accordée à ses clients. Si par manque de temps, vous négligez votre clientèle, elle s’en ira vers vos concurrents vous créant ainsi des pertes. Par contre, en trouvant du temps pour vous occuper d’eux, vous pourrez mieux les servir, les fidéliser et assurer un bon déroulement de vos activités.
Parallèlement, en réussissant à entretenir une bonne relation avec vos clients parce que vous disposez de temps pour vous occuper d’eux suite à l’externalisation de vos tâches administratives, vous améliorerez vos résultats financiers. En effet, ce sont les clients de votre entreprise qui vous permettent de prospérer et d’accroitre votre chiffre d’affaires. Ainsi, lorsque les obligations administratives ne pèsent plus sur vous ou sur vos collaborateurs, vous arrivez à mieux vous consacrer aux services à fournir à votre clientèle. Cette dernière, lorsqu’elle est bien servie, ne vous apportera que de meilleurs résultats financiers.
Un excellent moyen de réduire le stress et d’augmenter la productivité
L’externalisation des fonctions administratives de votre entreprise constitue également un excellent moyen pour réduire, voire éliminer le stress qu’induit cette gestion. En effet, lorsque ces tâches ne sont pas accomplies et que vous ne disposez pas du temps nécessaire pour les faire, vous engendrez beaucoup de stress. Cette anxiété peut nuire à votre état de santé et affecter négativement la qualité de votre productivité.
Cependant, lorsque vous déléguez la gestion de vos besoins administratifs à un prestataire spécialisé, vous êtes plus détendu et plus apte à travailler normalement. Misant sur la qualité de ses services, vous ne vous préoccupez plus de ces tâches qui constituent pour vous un réel casse-tête. Ainsi, vous vous débarrassez de ce stress négatif qui vous empêche d’être productif.
Ayant retrouvé toute votre quiétude, vous pourrez alors mieux vous concentrer sur vos activités et être plus productif. Ce ressenti est également le même chez vos collaborateurs à qui vous avez l’habitude de déléguer ces tâches. Ainsi, toute votre équipe devient plus productive et facilite l’atteinte des résultats de votre entreprise.
Toutefois, pour bénéficier de ces avantages que présente l’externalisation des services administratifs de votre entreprise, il est impératif de bien choisir votre prestataire. Pour ce faire, procédez par étapes en préparant dans un premier temps votre cahier des charges. Ce dernier présentera vos besoins et vos objectifs pour le service que vous sollicitez.
Dans un second temps, choisissez un prestataire en fonction de sa réputation, du coût de ses services, mais surtout de sa capacité à accompagner les entreprises. Enfin, élaborez un contrat de prestations qui puisse établir les obligations de chacune des parties.
